Os 5 C's do Onboarding:
Como Integrar Novos Colaboradores
Os primeiros dias numa organização são determinantes para compreender a função, conhecer a equipa e perceber como funciona a empresa. E integrar um novo colaborador é muito mais do que apresentar a empresa e explicar-lhe quais serão as suas primeiras tarefas.
É neste contexto que surge o onboarding, um processo estruturado que procura facilitar a adaptação dos novos colaboradores à organização, ajudando-os a adquirir os conhecimentos, comportamentos, competências e atitudes necessários para desempenharem a sua função e se integrarem na empresa.
Mas como é que garantimos que este processo é completo e não se limita às questões administrativas? O modelo dos 5 C’s do onboarding ajuda-nos a organizar esta integração.
O que é o onboarding?
Podemos definir o onboarding como o conjunto de experiências, informações e integrações estruturadas que permitem ao novo colaborador integrar a organização, sentindo-se acolhido, preparado e motivado para contribuir para os objetivos da empresa desde os primeiros dias.
Este processo procura promover a aquisição de comportamentos, competências, conhecimentos e atitudes que permitam ao novo colaborador tornar-se um membro efetivo da organização.
Por isso, o onboarding não deve ser encarado apenas como uma fase administrativa que acontece no início de um novo contrato. É também um processo de socialização organizacional, através do qual o colaborador começa a conhecer a cultura, as regras, as pessoas e as formas de trabalhar da empresa.
Entre os principais elementos de um processo de onboarding estão:
- A integração do novo membro na cultura da organização;
- A transmissão de informações relevantes para o desempenho da função;
- A clarificação de responsabilidades e expectativas;
- O contacto com colegas, líderes e outras equipas;
- As diferentes estratégias de acolhimento e socialização.
O que acontece quando a integração não é bem-sucedida?
Quando um novo colaborador não recebe o apoio e a informação necessária para se adaptar à organização, o processo de integração pode tornar-se difícil. A falta de clareza sobre a função, o desconhecimento das regras ou a dificuldade em criar relações com a equipa podem contribuir para:
- Desmotivação;
- Baixa performance;
- Menos envolvimento com a cultura da organização;
- Dificuldades na adaptação à equipa;
- Menores níveis de retenção dos colaboradores/Maior rotatividade.
Por outro lado, quando o onboarding é bem estruturado pode facilitar a adaptação do novo colaborador, contribuindo para um maior envolvimento com a organização e um maior sentimento de pertença.
Porque é que o onboarding é importante?
Começar um novo trabalho implica adaptar-se a uma realidade desconhecida. Assim, o colaborador precisa de compreender não só o que deve fazer, mas também como deve fazê-lo, com quem pode contar e qual o impacto do seu trabalho para a organização.
Um processo de onboarding permite-nos estruturar esta adaptação e reduzir a incerteza associada à entrada numa nova empresa. Quando as expectativas estão claras, o colaborador sabe quais são as suas responsabilidades e prioridades. E quando conhece a cultura e as pessoas com quem vai trabalhar, torna-se mais fácil compreender o funcionamento da organização e estabelecer relações profissionais.
O onboarding deve, por isso, combinar diferentes dimensões da integração do colaborador. É precisamente esta visão abrangente que está na base do modelo dos 5 C’s do onboarding.
Quais são os 5 C’s do onboarding?
O modelo dos 5 C’s é uma ferramenta que permite organizar o onboarding de forma completa e estratégica, abrangendo diferentes elementos importantes para a adaptação, integração e motivação do novo colaborador.
Os cinco C’s do onboarding são:
- Compliance: Cumprimento de normas e políticas;
- Clarification: Clarificação de funções e expectativas;
- Culture: Cultura organizacional;
- Connection: Conexão e relações interpessoais;
- Contribution: Contribuição e impacto.
Vamos perceber o que engloba cada um.
1. Compliance: Cumprimento de normas e políticas
Este primeiro C diz respeito ao conhecimento e cumprimento das regras legais e internas da organização. Durante o onboarding, o colaborador deve ter acesso às informações necessárias para compreender as políticas, os procedimentos e as normas que se aplicam à sua função e à empresa. Isto inclui normas de segurança, ética, políticas de recursos humanos e procedimentos internos.
Exemplos práticos de compliance:
- Sessões sobre segurança, confidencialidade e regulamentos internos;
- Apresentação das principais políticas da organização;
- Quiz interativo para verificar a compreensão dos conteúdos.
Um erro frequente nesta fase é assumir que entregar documentação é suficiente. Uma integração eficaz deve garantir que o novo colaborador sabe quais são as regras e o que é esperado dele enquanto membro da organização.
2. Clarification: Clarificação de funções e expectativas
A fase da clarificação centra-se na definição das responsabilidades, objetivos, prioridades e expectativas associadas à função. Desde os primeiros dias, o colaborador deve conseguir responder a perguntas como:
- Quais são as minhas principais responsabilidades?
- Quais devem ser as minhas prioridades?
- Que objetivos devo atingir?
- Como é que o meu trabalho vai ser avaliado?
- De que forma é que a minha função contribui para os objetivos da equipa e da organização?
Um exemplo prático desta fase pode ser uma reunião com o gestor para definir objetivos, indicadores e prioridades. Isto vai evitar momentos de confusão e insegurança por parte do colaborador e vai permitir alinhar expectativas.
3. Culture: Cultura organizacional
Esta dimensão do onboarding procura ajudar o colaborador a compreender os valores, a missão e os comportamentos que são esperados dentro da organização. Não basta ler o que está escrito num documento, é importante perceber como é que esses princípios se refletem no dia a dia da organização, e isto pode ser feito através de:
- Workshops sobre cultura organizacional;
- Apresentação dos valores e da missão da empresa através de exemplos concretos;
- Eventos sociais ou momentos informais com a equipa;
- Visitas guiadas às instalações.
Um erro comum aqui é reduzir a apresentação da cultura à entrega do manual de políticas. Conhecer as regras não significa, por si só, compreender a cultura da organização. Por exemplo, um colaborador pode conhecer os procedimentos formais da empresa, mas não saber como se espera que interaja com os colegas em situações informais.
4. Connection: Conexão e relações interpessoais
O quarto C centra-se nas relações. Um novo colaborador precisa de saber quem são as pessoas com quem vai trabalhar, a quem pode recorrer quando tiver dúvidas e como é que se relaciona com os diferentes elementos da organização.
A criação destas relações é uma parte importante da integração, sobretudo porque o novo colaborador está a entrar num ambiente onde ainda não conhece as pessoas nem os diferentes processos.
Umas das possibilidades para facilitar esta integração é implementar um buddy system, atribuindo ao novo colaborador uma pessoa de referência que o possa acompanhar durante a integração e ajudar a esclarecer dúvidas e questões do dia a dia. Isto vai ajudar a colmatar um erro frequente: deixar o novo colaborar sem uma rede de apoio bem definida.
5. Contribution: Contribuição e impacto
Um erro muito comum é prolongar demasiado a fase teórica do onboarding. Depois de conhecer a organização, compreender as regras, perceber a sua função e começar a criar relações, o novo colaborador precisa de ter oportunidades para aplicar aquilo que está a aprender.
Por exemplo, imagine um colaborador que passa duas semanas apenas a assistir a apresentações, reuniões e sessões de formação, sem qualquer oportunidade de executar tarefas relacionadas com a sua função. Esta situação pode contribuir para uma sensação de inutilidade ou desmotivação.
Em alternativa, o colaborador pode participar, logo na primeira semana, numa pequena tarefa ou projeto real, com objetivos claros e um nível de acompanhamento adequado.
Após realizar a tarefa, recebe feedback sobre o seu trabalho e compreende de que forma a sua contribuição se enquadra nos objetivos da equipa. Esta abordagem permite transformar conhecimento em prática e ajuda o colaborador a perceber que, mesmo estando numa fase inicial, já pode contribuir para a organização.
Como aplicar os 5 C's no onboarding?
Os cinco C’s não devem ser vistos como etapas isoladas no processo de onboarding. Na prática, podemos trabalhá-los de forma articulada ao longo do processo de integração.
Uma organização pode, por exemplo, estruturar os primeiros dias do colaborador da seguinte forma:
- Compliance: apresentar regras, políticas e procedimentos essenciais.
- Clarification: explicar a função, responsabilidades, objetivos e prioridades.
- Culture: apresentar os valores, a missão e a forma de trabalhar da organização.
- Connection: facilitar o contacto com colegas, gestores e outras equipas.
- Contribution: atribuir tarefas práticas e proporcionar oportunidades para começar a contribuir.
Esta abordagem permite olhar para o onboarding de forma mais completa. O objetivo não é apenas garantir que o colaborador tem acesso à informação necessária, mas criar as condições para que consiga compreender, relacionar-se, participar e contribuir.
Como vimos, um bom onboarding começa antes do novo colaborador dominar todas as tarefas da sua função. É um processo de integração que envolve conhecimento, expectativas, cultura, relações e participação. E o modelo dos 5 C’s ajuda-nos a garantir que estas diferentes dimensões não são esquecidas.
Mais do que apresentar a empresa a um novo colaborador, fazer onboarding significa ajudá-lo a perceber onde está, o que se espera dele, com quem pode contar e como pode contribuir.
Quando este processo é pensado de forma estruturada, a entrada numa nova organização deixa de ser apenas o primeiro dia de trabalho e passa a ser o início de uma integração mais consistente e preparada.
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