Como gerir um Projeto
Gerir um projeto é mais do que planear tarefas e acompanhar prazos – é alinhar objetivos, pessoas, recursos e tempo para entregar algo único e de valor.
Seja na construção de um edifício, na organização de um evento, no lançamento de um novo produto ou na implementação de um sistema, todos os projetos partilham características comuns:
- têm um início e um fim definidos.
- têm um objetivo claro.
- requerem coordenação e cooperação entre várias partes.
- têm circunstâncias únicas.
- têm um princípio e um fim previsíveis.
Saber gerir um projeto é, portanto, essencial para garantir que o percurso, entre o ponto de partida e a chegada, é feito de forma eficiente, controlada e que gere resultados. Para que tal aconteça, existem metodologias e boas práticas que ajudam os gestores e as equipas a planear, executar e concluir projetos com sucesso.
Para percebermos melhor o que é, realmente, um projeto, é importante termos consciência do maior e mais fundamental conceito da Gestão de Projetos: o Triângulo de Ferro.
O que é o Triângulo de Ferro?
O Triângulo de Ferro é a conjunção de 3 fatores (na verdade, de 4, mas abordaremos o quarto fator mais à frente):
- Âmbito: o que está dentro do projeto, o que vai ser feito.
- Tempo: quanto tempo o projeto vai demorar.
- Custo: custos que o projeto exige.
Se algum destes fatores sofre alterações, os outros são automaticamente impactados.
Vejamos alguns exemplos:
Se houver cortes orçamentais, seremos obrigados a mudar o âmbito e/ou o tempo do projeto. Se fosse possível fazer tudo com um tempo mais reduzido, o projeto não teria sido orçamentado com o custo inicial. Ou, então, vamos demorar mais tempo porque não podemos contratar tanta gente como tínhamos previsto e, portanto, teremos menos pessoas alocadas, o que, inevitavelmente, irá fazer com que o projeto leve mais tempo.
Também acontece o âmbito do projeto aumentar. Imaginemos, em pequena escala, que temos um cliente que nos pede uma cadeira simples. Passado algum tempo, já quer uma cadeira com almofadas, com mais e melhores características. Inevitavelmente, aumenta-se o tempo e o custo associados ao projeto. Se, eventualmente, não aumentar o tempo, o custo vai aumentar ou vice-versa.
Por norma, quando estamos a gerir um projeto, nenhum dos três fatores pode ser alterado sem que um dos outros sofra consequências. Há sempre um fator que tem de ceder.
Então, mas o que acontece se cortarmos um dos vértices do Triângulo de Ferro sem querer impactar os outros?
Vamos supor que temos dois anos para construir um prédio com determinado orçamento. Algo imprevisível acontece no entretanto e o custo, que antes era de 2 milhões, passa a ser de 3 milhões. Se não mexermos no custo (mantendo os 2 milhões iniciais) a qualidade (o quarto fator do triângulo) fica, instantaneamente, comprometida.
A qualidade, embora não seja mencionada muitas vezes no triângulo tradicional, é o elemento que sofre sempre que tentamos alterar um dos vértices sem fazer ajustes nos outros. É por isso que alguns especialistas preferem considerar a qualidade como o centro do triângulo.
Existem diferentes abordagens para gerir um projeto, desde metodologias mais tradicionais a abordagens mais interativas, como o Scrum ou o Kanban. A escolha da metodologia depende do tipo de projeto, da equipa envolvida e das necessidade de ser flexível. Normalmente, projetos com requisitos bem definidos beneficiam de modelos tradicionais, enquanto projetos sujeitos a mudanças constantes se adaptam melhor a metodologias ágeis.
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As 4 Bases do Triângulo de Ferro
A consciência da existência e da importância do Triângulo de Ferro é o que nos permite trabalhar em projetos. Para isso, é fundamental conhecermos as 4 áreas base de conhecimento para conseguirmos gerir um projeto.
1. Gestão do Âmbito
O âmbito dita o que entra e o que não entra no projeto, o que vai ou não ser feito. Definir o que não vai ser feito é quase tão importante quanto definir o que vai ser feito quando há o mínimo risco de ser mal interpretado.
Por isso, o âmbito deve ser o mais claro e transparente possível. Quando não existe uma gestão eficaz do âmbito, vários conflitos podem surgir ao longo da concretização do projeto.
A forma mais segura de formalizarmos o âmbito, é através da assinatura de um contrato, que contempla em detalhe as entregas do projeto, os critérios de aceitação e os limites. Se surgirem extras, faz-se uma adenda e há implicação de custos adicionais.
2. Gestão do Tempo
Ao gerir um projeto, devemos considerar algumas questões para que seja feita uma correta gestão do tempo, nomeadamente: “Há atividades paralelas?”, “Temos algum prazo limite?”, “Conseguimos fazer o projeto em menos tempo se alocarmos mais recursos?”.
Além disso, é necessário ter em conta não só o prazo de execução de todo o projeto, mas também como é que chegamos à definição desse prazo. Para isso, devemos primeiro identificar quanto tempo demora cada uma das atividades que compõem o projeto e usar ferramentas que facilitem o planeamento e o acompanhamento das atividades.
Ferramentas como um cronograma ou metodologias ágeis como o Scrum são bastante úteis para nos ajudar a gerir o tempo de forma eficiente e permitem-nos visualizar o progresso do projeto.
3. Gestão dos Recursos
Obviamente que, se temos atividades para realizar, precisamos de pessoas, de matéria-prima, de maquinaria e de softwares, tudo o que seja necessário para fazer o projeto acontecer.
Para tal, devemos definir quem vai executar o projeto, quantos trabalhadores precisamos, quais as qualificações necessárias, etc. Inclusive é importante planear a disponibilidade dos recursos ao longo do tempo, criando um plano de alocação que contemple possíveis sobrecargas ou conflitos de agenda.
4. Gestão do Custo
Intimamente ligada à gestão dos recursos, está a gestão do custo. Todos os recursos vão impactar o custo de gerir um projeto, porque tudo tem um custo associado, mesmo que seja só de manutenção.
Já tendo determinado todos os custos do projeto, chegamos à questão “Vale a pena fazer o investimento?”. Para respondermos a isto, precisamos de fazer a avaliação financeira dos retornos do projeto.
Além disso, é importante criar uma reserva de contingência para imprevistos, já que é raro que tudo corra exatamente como descrito no plano inicial. Devemos, por isso, considerar os riscos financeiros associados ao projeto, como variações no custo de materiais ou eventuais atrasos.
Gerir um projeto com eficácia é saber equilibrar restrições, expetativas e recursos. O Triângulo de Ferro ajuda-nos a perceber como as mudanças no tempo, custo ou âmbito influenciam a qualidade do que entregamos. Com base neste entendimento, a gestão estruturada das quatro áreas – âmbito, tempo, recursos e custo – torna-se fundamental.
Nenhum projeto acontece num ambiente estático. Imprevistos surgem, prioridades mudam e é a capacidade de adaptação que define um bom gestor de projetos. Em última análise, um projeto bem gerido é aquele que cumpre o seu propósito com qualidade, dentro dos limites definidos, e que, idealmente, ainda surpreende pela positiva quem o idealizou.
Por fim, vale lembrar que cada projeto é também uma oportunidade de aprendizagem. Refletir sobre o que correu bem (ou menos bem), recolher feedback da equipa e documentar lições aprendidas são práticas que vão contribuir para gerir um projeto bem sucedido no futuro.
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