Como gerir o meu Projeto
Um projeto tem várias exigências e a primeira dessas exigências é deter um propósito, ou seja, um objetivo a alcançar. Tem circunstâncias únicas e um princípio e um fim previsíveis.
Para percebermos melhor o que é, realmente, um projeto, é importante termos consciência do maior e mais fundamental conceito da Gestão de Projetos: o Triângulo de Ferro.
O Triângulo de Ferro é a conjunção de 3 fatores (na verdade, de 4, mas abordaremos o quarto fator mais à frente):
- Âmbito: o que está dentro do projeto, o que vai ser feito.
- Tempo: quanto tempo o projeto vai demorar.
- Custo: custos que o projeto exige.
Se algum destes fatores sofre alterações, os outros são automaticamente impactados.
Se houver cortes orçamentais, seremos obrigados a mudar o âmbito e/ou o tempo do projeto. Se fosse possível fazer tudo com um tempo mais reduzido, o projeto não teria sido orçamentado com o custo inicial. Ou, então, vamos demorar mais tempo porque não podemos contratar tanta gente quanto tínhamos previsto e, portanto, haverá menos pessoas alocadas e que terão de fazer o trabalho de mais pessoas, o que, inevitavelmente, levará mais tempo. Em alternativa, para não sacrificarmos o número de pessoas inicialmente definido, e graças ao menor custo, iremos fazer menos. Há sempre um fator que tem de ceder.
Também acontece o âmbito do projeto aumentar. Imaginemos, em pequena escala, que temos um cliente que nos pede uma cadeira simples. Passado algum tempo, já quer uma cadeira com almofadas, com mais e melhores características. Inevitavelmente, aumenta-se o tempo e o custo associados ao projeto. Se, eventualmente, não aumentar o tempo, o custo vai aumentar ou vice-versa. Há sempre uma cedência.
Mas o que acontece se cortarmos um dos vértices do triângulo de ferro sem impactar os outros?
Vamos supor que temos dois anos para construir um prédio com determinado orçamento. Algo imprevisível acontece no entretanto e o custo, que era de 2 milhões, passa a ser de 3 milhões. Se não mexermos no custo (mantendo os 2 milhões) a qualidade (o quarto fator do triângulo) é, instantaneamente, comprometida.
A consciência da existência e da importância do Triângulo de Ferro é o que nos permite trabalhar em projetos. Além disso, é fundamental também conhecermos as 4 áreas base de conhecimento essenciais para conseguirmos gerir um projeto:
GESTÃO DO ÂMBITO
O que entra e o que não entra no projeto. O que vai ser feito e o que não vai ser feito. Definir o que não vai ser feito é quase tão importante quanto definir o que vai ser feito quando há o mínimo risco de ser mal interpretado. Deve ser o mais claro e transparente possível.
Quando não existe uma gestão eficaz do âmbito, vários conflitos podem surgir ao longo da concretização do projeto.
A forma mais segura de formalizarmos o âmbito, é através da assinatura de um contrato. Se houver extras, faz-se uma adenda e há implicação de custos adicionais.
GESTÃO DO TEMPO
Temos de ter em conta não só o prazo de execução do projeto inteiro mas também como é que chegamos à definição desse prazo, sabendo quanto tempo demora cada uma das atividades dentro do projeto. “Há atividades paralelas? Há prazos limite? Conseguimos reduzir o tempo com mais recursos?” são algumas das questões a considerar para uma correta gestão do tempo.
GESTÃO DOS RECURSOS
Obviamente que, se temos atividades para realizar, precisamos de pessoas, de matéria-prima, de maquinaria e softwares, tudo o que seja necessário para fazer o projeto acontecer. Temos de definir quem o vai fazer, quantos trabalhadores, quais as qualificações exigidas, etc.
GESTÃO DO CUSTO
Intimamente ligada à gestão dos recursos. Todos os recursos vão impactar um custo de alguma forma: ordenados, materiais, maquinaria… Tudo tem um custo associado, mesmo que seja só de manutenção.
Já tendo determinado todos os custos do projeto, chegamos à questão “Vale a pena o investimento?”. Para respondermos a isto, precisamos de fazer a avaliação financeira dos retornos do projeto (para um maior conhecimento nesta área, aconselhamos o Curso de Finanças para Não-Financeiros > clique aqui para consultar o programa).
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